اغلب ذی نفعان پروژه مفهوم ریسک را متوجه نمی شوند / سید امیر حسین علوی فر

سید امیر حسین علوی فر/ دانشجوی دکتری مدیریت ریسک / دانشگاه دولتی مسکو

هنوز گروه قابل توجهی از ذی نفعان پروژه های عمرانی به طریق کتمان ریسک سعی دارند تا وانمود کنند که هیچ ریسکی در پروژه وجود ندارد، تعداد کمی از ذی نفعان واقعا به تفاوت “آستانه ریسک” و “پیامدهای تجمعی” ریسک های ایجاد شده توسط پروژه ارزش قائلند و توانایی سازمان برای تحمل پیامدهای ریسک و تاثیرات مثبت در یک مدیریت گروهی پروژه های متنوع را متوجه می شوند.

فهم این جنبه های متفاوت ریسک بسیار برای مدیران حرفه ای اهمیت دارد، اولین بار که ما مفهوم را می فهمیم یک زبان مشترک در ایجاد ارتباط کلامی و سخن گفتن از  ایده های جذاب برای ذی نفعان خود ایجاد کرده ایم و این راهی است که می توان همکاری ها را در پروژه، برنامه ها و یا طرحهای جامع گسترش داد.

اغلب سازمانها توجه ویژه ای به فرایند شناسایی ریسک های بالقوه سوانح دارند و سپس در باره اهمیت ریسکها بر پایه احتمال رویداد هر یک و اثرات بالقوه آنها تصمیم می گیرند. محاسبات واقعی به طور جدی وابسته است به نسخه ساده شده ای که در کتاب راهنمای پیکره دانش مدیریت پروژه PMBOK بدان اشاره شده است، در واقع این نقطه شروع محاسبات ارزیابی ریسک به شمار می رود.   که ریسک حاصلضرب دو عامل کلیدی احتمال وقوع و تاثیر وقوع است:

Risk = probability * impact

از این نقطه شروع، سازمان می تواند تصمیم بگیرد کدام ریسک ها را بپذیرد، کدام ریسکها نیازمند انتقال هستند و کدام یک غیر قابل پذیرشند و پروژه نیازمند ایجاد تغییراتی است تا ریسک ها را حذف یا کاهش دهد. در یک مدیریت موثر این فرایند سرو کار جدی با ریسک های جزئی تر در داخل مولفه های ریسک سازمانی (یا به طور صحیح تر به ذی نفعان کلیدی پروژه) دارد. اتفاقات داخلی می تواند اشتهای ریسک پذیری و آستانه ها را برای سازمان به خوبی تعریف کند، اما این تنها شروع فرایند است.

ریسک پروژه متفاوت با ریسک های دیگر است

چیزی که مدیریت را از ریسک های جزئی به ریسک کلی پروژه منحرف می کند در نظر نگرفتن تاثیر عدم قطعیت ها برکل یک پروژه است. و این امر به سمتی میرود که ذی نفعان پروژه انتظار دارند پروژه ها بدون ریسک باشد و یا نهایتا پیامدها از محدود سازمان مجری فراتر نرود.

به عنوان نقطه شروع، مدیر پروژه مسئول شناسایی، ارزیابی و مدیریت ریسک های شخصی در پروژه هاست. اما در سطوح بالاتر مدیر پروژه می تواند روی سرمایه گذاران و دیگر ذی نفعان نیز حساب کند. همانطور که اخیرا دکتر دیوید هیلسون (دکترای تخصصی مدیریت ریسک)  درمقاله ای عنوان کردند: این دوسطح ممکن است به این صورت از یکدیگر متمایز گردد، سطح اول ریسکهای درون یک پروژه و سطح دوم ریسکهای ناشی از یک پروژه.

تمرکز مدیریت سبد پروژه ها (Portfolio) و مدیریت سازمانی باید بر سطح بالاتر باشد، اما سازمانهای اندکی به نظر میرسند قادر به ارزیابی این عامل باشند و شرکت مجری را تنها رها میکنند تا به صورت جدی درباره مفاهیم ریسکی چالش کند.

لذا می توان نتیجه گرفت فرایند مدیریت ریسک نیازند اقداماتی در هر دو سطح زیر است:

1-   فرایند ریسک پروژه جاری که مختص ریسک های جزئی و داخلی پروژه است که در فرایند ثبت و ضبط ریسک ها، به عنوان پایه و اساس مدیریت ریسک شناخته می شود.

2-   پس از آن سازمان به یک سازو کار ساختار یافته برای مدیریت ریسک های تجمعی پروژه در سطوح سبد پروژه ها (portfolio) نیاز دارد. پاسخ به این سوالات کلی که آیا در مجموع، پروژه دارای ریسک است؟ حتی اگر هیچ کدام از ریسک های شخصی غیر قابل پذیرش نباشد؟ چطور این ریسک ها روی مجموع پروژه ها تاثیر گذار خواهد بود؟

از این رو چنین فرایندی پیچیده تر از جمع کردن ارزش خالص ریسک ها در یک پروژه به صورت مجرد است. سبد پروژ ها و مشخصا آن سبد پروژ هایی که تنوع فعالیت بیشتری دارند تاثیرات جالبی بر عدم قطعیت ها و ریسک های کلی سازمان و ذی نفعان خواهند گذاشت.

بنابر این توسعه رویکرد مدیریتی ریسک منطقی به عوامل زیر نیازمند است:

• شما باید بتوانید به متخصصین اصلی پروژه ها دسترسی داشته باشید.
• در خلال توسعه تجاری زمانی که دامنه و بروندادهای پروژه میان ذی نفعان تصریح شد و مورد موافقت قرار گرفت سرمایه گذاران پروژه و صاحبان آن باید سودی راکه انتظار دارند توسط پروژه براورده شود را به همراه درجه ریسکی که می تواند توسط ذی نفعان در مجموع پروژه ها تحمل شود، را تعریف کنند (گزینه سرمایه گذاری بدون ریسک وجود ندارد).
• در فاز ابتدایی پروژه استفاده از فرایند سنتی مدیریت ریسک برای شناسایی ریسک های جزئی و درونی پروژه الزامی است (ثبت نام ریسک ها).
• در نقاط کلیدی پروژه بازدید مجدد از ارزیابی ریسک کل پروژه برای حصول اطمینان از اینکه سطوح آستانه ریسک پذیری نقض نشده باشد، الزامی است.

در مجموع، می توان اینگونه خلاصه کرد که مدیریت ریسک از نقطه ای بنام شناسایی و ثبت نام ریسک ها آغاز می شود و مدیریت مجموع ریسک های پروژه، مدیریت و تنظیم همزمان تصمیماتی است که در باره دامنه، ساختار، محتوی و چهارچوب یک پروژه اتخاذ می شوند . هر تصمیمی در خلال پروژه باید ریسک ها را متعادل نگه دارد و نیازمند ارزیابی مجدد ریسک است که آیا سود مورد انتظار پروژه در خلال تبعات ریسک های شناسایی شده تامین می شود یا خیر. آیا حصول سود مورد انتظار در سایه اتفاقات ناگواری برای کارکنان و سایر ذی نفعان قرار دارد یا خیر؟

این رویکرد کل نگر مدیران ارشد را کمک خواهد کرد تا مفهوم کلی ریسک را در پروژه ها دریابند. مدیریت ریسک سازمانی ERM تنها در شرایطی می تواند موثر واقع شود که این عوامل به خوبی در نظر گرفته شوند. به طور مشابه این پدیده برای ریسک های عملیاتی و خدماتی هم صادق است.

در آخر می توان گفت از آنجا که اغلب ریسک های ثبت شده پروژه ها در ارتباط با ذی نفعان پروژه ها است، شاید بزرگترین ریسک، همین فهم ناقص ذی نفعان از مفهوم ریسک باشد، که نگارنده از طریق این مقالات سعی در شناساندن و ایجاد ظرفیت تبادل اطلاعات پیرامون این مفاهیم را دارد.