الگوبرداری،تفکر زیربنایی

در جهان امروز و در شرايط رقابتي بازار، كيفيت محصول و بهره وري به عنوان دو عامل اساسي و مهم در حفظ و بقاي موسسات حرف اول را زده و آنهايي كه از بهره وري و كيفيت بالاتري برخوردار هستند در بازار حضور داشته و ماندگار خواهند ماند. از این رو اطلاع مداوم از وضعيت بازار و كيفيت و كميت محصولات رقبا و همچنين سيستمها و روش هاي انجام كار آنها براي هر موسسه و شركت رقيب ضروري و اجتناب ناپذير است تا ضمن اينكه از مزيتها و ويژگیهای برتر رقبا الگوبرداري مي كنند، خود را به وضعيت بهتري نسبت به آنها برسانند. لذا تنها راهي كه سازما نها مي توانند خود را به سوي بهترين ها و پيشرفت و توسعه هدايت كنند اين است كه چشم هايشان را در برابر رقبا و بهترين تجربيات جهاني در تمام زمينه هاي مورد نياز باز نگه دارند. بر اين اساس الگوبرداري( Benchmarking) روشي سيستماتيك است كه سازما نها به وسيله آن مي توانند فعاليت هاي خود را بر اساس بهترين صنعت يا سازمان اندازه گيري و اصلاح كنند. اين روش با فراهم سازي چارچوبي براي سازمان ها كه به وسيله آن فعاليتهاي بهترين سازمان مشخص گرديده است و تشخيص وجوه تمايز سازمان موجود با بهترين سازمان، نشان مي دهد كه چگونه مي توان شكاف هاي موجود را پر كرد. الگوبرداري در واقع ابزاري براي بهبود مستمر است و مي تواند توسط انواع سازما نهاي توليدي و خدماتي به كار گرفته شود. ارزيابي مقايسه اي، فرايند مستمر اندازه گيري و مقايسه فرايندهاي كاري در برابر فرايندهاي قابل مقايسه در سازما نهاي پيشرو با هدف كسب اطلاعاتي است كه سازمان موردنظر را كمك خواهد كرد تا بهبودها را شناسايي و اجرا كنند. الگوبرداري يك فرايند سيستماتيك و پيوسته از ارزيابي محصولات خدمات و روش هاست كه در مقايسه با رقباي اصلي و يا شركتهايي كه به عنوان پيشگام مطرح هستند انجام مي پذيرد و در واقع ابزاري موثر در دست مديران جهت بهبود فرايندهاي كاري است. الگوبرداري كه با نام الگوبرداري از بهترين ها نيز معروف است با شناخت سازمان يا سازمان هايي به عنوان بهترين، تكنیكهايي را معرفي ميكند كه مي توان با آن شكاف موجود بين يك سازمان تا سازمان پيشرو را پر كرد يا به حداقل رساند. استفاده از روش الگوبرداري به عنوان ابزار برنامه ريزي تاكتيکي در دنياي تجارت و سازما نها نيز به وسيله شركت تجار ي زيراكس در اواخر دهه 1970 آغاز شد. ژاپن يها تلاش كردند تا با آن دسته از شركتها ي آمريكايي آشنا شوند كه دستگاه كپي را با كيفيت بالاتر اما با هزينه توليد كمتر توليد ميكردند.

Benchmarking هم يك نگرش و تفكر زيربنايي است و هم يك ضرورت كه اين ضرورت به طور خلاصه ناشي مي شود از:

-1 رقابت جهاني و وجود شرايط رقابتي در بازار كار.

-2 پيشرفت هاي سريع و قابل توجه در علم و تكنولوژی.

-3 پيشرفت هاي سريع در تكنولوژي اطلاعات.

-4 پيشرفت هاي قابل توجه و دايم دانش مديريت.

-5 ضرورت رعايت استانداردهاي كيفيت و تكامل طبيعي TQM )مديريت كيفيت فراگير(.

در كل چنين مي توان گفت كه ارزيابي مقايسه اي يكي از موثرترين شيوه ها در جهت بهبود سازمان است. امروزه مديريت هر سازمان مي تواند با الگوبرداري از سازما نهاي موفق روش هاي برتر را براي بهبود مستمر كارايي در سازمان خود پيدا كرده و آنها را پياده سازي كند. الگوبرداري نه تنها مي تواند يك تكنيك تشخيص مشكلات باشد، بلكه مي تواند در روابط طراحي فرايندها نيز كمك شاياني به طراحان كند. الگوگيري به واقع پاسخي براي تنظيم اين سوال است كه هنگامي كه احتياج به بهبود تشخيص داده ميشود استانداردهاي عملكرد بايد در چه سطحي تنظيم شوند. تشخيص سطوح عملكرد سازمان هاي موفق و فهميدن چگونگي انجام آن، تشخيص اينكه ديگران چگونه مي توانند براي تغيير در سازمان ايجاد انگيزه كنند و اشتباهات خود را به حداقل برسانند و تشخيص شكا فهاي موجود بين عملكرد سازما نهاي موفق با ديگر سازمان ها و كم كردن فاصله بين آنها همگي مي توانند از نتايج الگوبرداري به شمار آيند.

مدل های الگوبرداري Benchmarking

مد لهاي مختلفي را مي توان براي الگوبرداري درنظر گرفت؛ دو مدل متمايزتر، الگوبرداري برمبناي مقايسه چه چيزهايي و الگوبرداري برمبناي مقايسه چه كساني هستند. حال به توضيح هريك از موارد ذكر شده مي پردازيم:

الف– الگوبرداري برمبناي اينكه چه چيزهايي باهم مقايسه شوند

اين مدل با عنوان چه چيزهايي با هم مقايسه شوند شامل انواع زير است:

-1 مقايسه براساس عملكرد: در اين نوع از الگوبرداري، سازمان ها و صنايع معيارهاي عملكرد را با هم مقايسه مي كنند. به عنوان مثال يك سازمان در زمينه معيارهاي مالي و يا معيارهاي عملياتي خود را با سازمان پيشرو مقايسه مي كند.

-2 مقايسه براساس فرايندهاي كاري: در اين مدل روش ها و فرايندهاي كاري سازمان ها با يكديگر مقايسه  ميشوند. به عنوان مثال يك سازمان فرايندهاي لازم براي توليد يك محصول خاص را با فرايندهاي سازمان پيشرو مقايسه مي كند.

-3 مقايسه راهبردي: در اين مدل استراتژي سازما نها با يكديگر مقايسه مي شوند. به عنوان مثال استراتژي فروش سازمان ها، استراتژي خريد سازمان ها، استراتژي توليد و مواردي از اين دست با يكديگر مقايسه شده و بهترين سازمان از جهت اتخاذ استراتژي مربوطه مورد مقايسه قرار مي گيرد.

ب– الگوبرداري برمبناي اينكه چه كساني با هم مقايسه شوند:

اين مدل با عنوان چه كساني با هم مقايسه شوند شامل موارد زير است:

-1 الگوبرداري داخلي: كاربرد اين مدل از الگوبرداري معمولا در شركت ها و سازما نهاي بزرگ است. از آنجا كه يك سازمان بزرگ از زيرمجموعه هاي زيادي تشكيل شده است در اين حالت يك بخش يا يك صنعت با بخش يا صنعت ديگر از زيرمجموعه اصلي يا مادر مقايسه مي شود و به واقع مقايسه داخلي بين بخشهاي مختلف يك سازمان بزرگ انجام مي پذيرد. به عنوان مثال مي توان به شعبه هاي مختلف IBM در كشورهاي متعدد اشاره كرد.

-2 الگوبرداري رقابتي: در اين حالت محصولات مشابه از دو شركت رقيب مورد مقايسه قرار مي گيرند. الگوبرداري رقابتي به واقع تعميم تجزيه و تحليل رقيب و بخشي از فعاليتهاي تجزيه و تحليل رقيب به شمار ميرود. در اين حالت به جاي تمركز بر روي عملكرد متوسط صنعت خود، روي بهترين رقيب تمركز كرده و او به عنوان بهترين الگو درنظر گرفته مي شود.

-3 الگوبرداري كاركردي: در اين حالت بحث روي مقايسه كاركردهاي مختلف است. به عنوان نمونه فعاليت توزيع يك شركت با فعاليت توزيع شركت ديگر مقايسه مي شود. در اين حالت الزامي وجود ندارد كه توليدات دو شركت حتما يكسان باشند.

-4 الگوبرداري ژنريك: در اين حالت حد و مرزي براي الگوبرداري وجود ندارد. الگوبرداري ژنريك يك حالت ساختگي و تصنعي است. در اينجا با ساخت يك مدل فرضي بهترين الگوبرداري صورت مي گيرد و تمركز بر روي فرايندهاي كاري ممتاز و عالي است. اين نوع الگوگيري بسيار موثر ولي درعين حال دشوار است.

منبع : خبرنامه انجمن مهندسی صنایع ایران