مراحل گرفتن پذیرش از دانشگاه های خارج از کشور

فهرست مندرجات

• ۱ مدارک لازم برای گرفتن پذیرش دکترا یا کارشناسی‌ارشد
• ۲ زمان مناسب برای شروع اقدامات
• ۳ انتخاب دانشگاه
• ۴ تماس با اساتید
  • ۴.۱ مقدمه و اصول
  • ۴.۲ زمان مناسب برای مکاتبه
• ۵ ترجمه مدارک
• ۶ ارسال مدارک
• ۷ پرداخت هزینه‌ها با کارت اعتباری

هر کسی که از یکی از دانشگاه‌های ایران مدرک کارشناسی گرفته است می‌تواند تحصیلات خود را در خارج از کشور ادامه بدهد. امکان گرفتن پذیرش در مقطع کارشناسی از دانشگاه‌های خارج هم وجود دارد اما احتمال دریافت کمک هزینه در این مقطع (حداقل برای سال اول) بسیار کم است و شخص باید توانایی تامین هزینه‌های خود را داشته باشد.

مدارک لازم برای گرفتن پذیرش دکترا یا کارشناسی‌ارشد

• مدرک بین المللی زبان انگلیسی (نمره‌ی یکی از امتحانات TOEFL یا IELTS)
• امتحان GRE (برای دانشگاه‌های آمریکا و بعضی از دانشگاه‌های سایر کشورها)
• مدرک دانشگاهی : مدرک کارشناسی (برای پذیرش کارشناسی‌ارشد یا دکترای پیوسته) یا کارشناسی ارشد (برای پذیرش دکترا)
• رزومه
• مقالات علمی (ضروری نیست اما اکیدا توصیه می‌شود)
• ریز نمرات دانشگاهی
• توصیه نامه از اساتید (برای برخی دانشگاه ها ضروری نیست)
• Statement of Purpose – SoP

زمان مناسب برای شروع اقدامات

چنانچه شما قصد دارید که در پاییز سال آینده تحصیلات خود را در خارج از کشور آغاز کنید، معمولا لازم است که مدارک مورد نیاز را تا قبل از پایان سال جاری میلادی تکمیل نموده باشید. به عنوان مثال چنانچه شما قصد دارید که در پاییز سال ۲۰۰۹ میلادی تحصیلات خود را شروع نمایید، باید مدارک مورد نیاز را تا قبل از پایان سال ۲۰۰۸ آماده کرده باشید.

از آنجا که نتایج امتحانات زبان و همچنین GRE بلافاصله پس از امتحان آماده نخواهد شد و معمولا چند هفته پس از امتحان قابل ارسال به دانشگاه‌ها می‌باشد، اکیداً توصیه می‌شود که تا قبل از پایان آبان ماه سال جاری این امتحانات را بگذرانید. ضرب الاجل دانشگاه‌های مختلف برای ارسال مدارک متفاوت است، اما اغلب دانشگاه‌های کانادا و آمریکا از شما می‌خواهند که مدارک را بین ۶ تا ۹ ماه قبل از شروع ترم برای آنها ارسال نمایید. به عنوان مثال ضرب الاجل اغلب دانشگاه‌های آمریکا برای شروع تحصیل در پاییز سال ۲۰۰۹ میلادی، ماه دسامبر سال ۲۰۰۸ یا ژانویه سال ۲۰۰۹ می‌باشد.

بسیاری از دانشجویان در زمان ارسال مدارک همچنان مشغول تحصیل هستند و هنوز فارغ‌التحصیل نشده‌اند. تقریبا تمام دانشگاه‌ها به شما این امکان را می‌دهند که در زمان شروع تحصیل (نه در زمان ارسال مدارک) یا حتی بعد از شروع تحصیل، مدرک فارغ‌التحصیلی از مقطع قبلی را ارائه نمایید. در نتیجه در زمان ارسال مدارک لازم نیست که حتما فارغ‌التحصیل شده باشید، و می‌توانید در سال آخرِ تحصیل مدارک خود را ارسال نمایید. بدیهی است که قبل از شروع تحصیل در خارج از کشور باید از دانشگاه‌ِ فعلی فارغ‌التحصیل شوید.

انتخاب دانشگاه

یکی از مهمترین بخش های گرفتن پذیرش میباشد.

اولین عامل در انتخاب دانشگاه، انتخاب کشور است و سپس انتخاب دانشگاه بر اساس رتبه، احتمال پذیرش و سایر موارد.

تماس با اساتید

مقدمه و اصول

تماس گرفتن با اساتید تاثیر بسزایی در بالابردن شانس شما در گرفتن پذیرش و ساپورت مالی دارد. برای تماس گرفتن با استاد‌ها به وب‌سایت‌هایشان مراجعه کنید. اگر زمینه کاری استاد مورد علاقه‌ی شماست می‌توانید به استاد ایمیل بزنید. شانس گرفتن پذیرش معمولا وقتی بیشتر می‌شود که شما تجربه‌ی انجام پروژه‌ای مرتبط با زمینه کاری استاد را داشته باشید و صرف علاقمندی به پروژه همیشه کافی نیست. اگر دوستانی در دانشگاه مقصد دارید حتما با دوستانتان تماس بگیرید و بپرسید که کدام یک از اساتید fund دارند. طبیعی است که اساتیدی که fund ندارند حتی اگر هم از کار شما خوششان بیاید معمولا نمی‌توانند شما را از نظر مالی ساپورت کنند و به شما RA بدهند.

در ایمیل‌هایی که به استاد‌ها می‌زنید، حتما از تجربیات کاری مرتبط خودتان بنویسید. ضمن این که اگر پذیرش گرفته‌اید حتما این موضوع را در ایمیل قید کنید. توصیه می‌شود که اگر وقت دارید نگاهی به مقالات اخیر استاد هم بیاندازید و در ایمیل بگوید که با چه قسمت‌هایی از کار آشنا هستید. شانس گرفتن پذیرش شما بالاتر خواهد رفت در صورتی که ایده‌ای برای ادامه کار یا بهبود آن داشته باشید، یا حتی اگر یک سوال خوب در مورد کار بپرسید. ولی در زمینه سوال کردن زیاده‌روی نکنید و سوال‌های متداول نپرسید. در غیر این صورت استاد ترجیح می‌دهد که اصلا جواب شما را ندهد. حتما رزومه‌تان را هم به ایمیل پیوست کنید.

چند نکته‌ی مهم:

1. استادها در فصل پذیرش حدود روزی ۲۰ الی ۳۰ ایمیل از دانشجوها دریافت می‌کنند. در نتیجه حتی استاد‌هایی که به دنبال دانشجو هستند ترجیح می‌دهند بیشتر از یک دقیقه برای خواندن ایمیل شما وقت نگذارند. در نتیجه ایمیل را طوری بنویسید که استاد بتواند در کوتاه‌ترین زمان ممکن با تجربیات شما آشنا بشود. این موضوع در مورد رزومه هم صادق است. بنابراین مطالب غیرضروری و نه چندان مرتبط را از رزومه‌ای که برای استادها می‌فرستید حذف نمایید و سعی کنید رزومه را تا آنجا که ممکن است خلاصه کنید تا بیشتر کارهای مرتبط با کار استاد و همچنین موفقیت‌های مهم شما را شامل شود.
2. به استاد‌هایی که زمینه کاریشان هیچ ربطی به هم ندارد ایمیل نزنید! به عبارت دیگر سعی کنید که واقعا به کسانی که به کارشان علاقمندید ایمیل بزنید. استادهای یک دانشکده با هم ارتباط دارند و ممکن است متوجه بشوند که شما به همه ایمیل زده‌اید و فقط هدفتان این است که به هر قیمتی که شده است پذیرش بگیرید.
3. ترجیحا در subject ایمیل به طور صریح به موضوع کاری استاد اشاره کنید و تنها به گفتن این که به زمینه کاری استاد علاقمندید اکتفا نکنید. برای مثال فرض کنید که استاد مورد نظر در زمینه Virtual Machine کار می‌کند:
   Interested in doing research on Virtual Machines می‌تواند subject خوبی باشد. در حالی که Interested in your field of research یا عناوین کلی‌ای مثل این، مناسب نیست.
4. برای نوشتن ایمیل، از ساختارهای نگارش نامه رسمی استفاده کنید که شامل چهار بخش است: ۱. معرفی خود ۲. بیان علاقمندی و تجربیات ۳. بیان درخواست خود از استاد ۴. تشکر

زمان مناسب برای مکاتبه

در مورد بهترین زمان مکاتبه با اساتید بسیار سخت می‌توان اظهار نظر کرد و نظرات متفاوتی در پاسخ به این سوال وجود دارد. بیشتر دانشجویانی که مسیر گرفتن پذیرش را طی کرده‌اند معتقدند که برای گرفتن پذیرش در ترم پاییز سال آینده می‌توانید از اواخر شهریور سال جاری مکاتبه با اساتید را آغاز کنید.اگر بتوانید زودتر در امتحان TOEFL و GRE شرکت نمایید، می توانید شانس خود را در اینکه استاد ایمیل شما را باز کند بالا برید، چرا که ترافیک این ایمیل ها در مهر و آبان زیاد می شود. برای ترم ژانویه شانس باز کردن ایمیل‌ها بیشتر است. اما تجربیات متفاوت زیادی در این زمینه وجود دارد. آنچه که مسلم است، این است که برای گرفتن پذیرش، تماس با اساتید بسیار مهم است و شما هر زمان که با آنها تماس بگیرید شانس خود را در گرفتن پذیرش بالا خواهید برد.

ترجمه مدارک

برای ترجمه مدارک باید به دارالترجمه رسمی مورد تایید دادگستری مراجعه کرد. البته توصیه می‌شود حتما قبل از دریافت ترجمه نهایی، آن را به دقت بررسی کنید چون احتمال اشتباه در ترجمه وجود دارد.

ارسال مدارک

شما باید مدارک خود را که برای هر دانشگاه متفاوت می باشند قبل از ضرب الاجل تعیین شده دانشگاه در داخل پاکت گذاشته و برای آدرسی که در سایت دانشگاه نوشته شده پست کنید. از آنجاییکه معمولا دوستان زمان کافی برای این کار ندارند مجبور هستند که از پست های بین المللی، مانند DHL و TNT استفاده نمایند. این پست‌ها در مدت زمان کمتر از یک هفته – بین 4 تا 6 در تبلیغات آنها هست ولی گاهی اوقات به 11 روز هم کشیده – مدارک شما را به مقصد می‌رسانند.در اکثر موارد رسیدن بسته به آمریکا به دلیل معطل شدن بسته در مرحله clearance بیشتر طول میکشد ولی دوستانی که از شرکت TNT استفاده کرده اند بسته های آنها ظرف مدت 3 روز به مقصد رسیده (به دلیل اینکه آدرس مقصد دانشگاه بوده و گویا به همین دلیل مرحله clearance بسیار کوتاه تر میشود). در نوشتن آدرس برای این پست ها زمانی که از آدرس دارای P.O.BOX استفاده می کنید پست شما به مشکل بر می خورد بس حتما آدرسی را بنویسید که P.O.BOX نداشته باشد. در مواردی مثل سوئد به خود دانشگاه DHL ندارد و در آنجا تحویل نزدکترین مرکز DHL به دانشگاه می شود و از آنجا با یک پست معمولی می رسد دانشگاه‌ها برای فرستادن مدارک معمولا ضرب الاجل (deadline) تعیین می نمایند. حتما شما باید فرم تقاضانامه (Application) خود را که معمولا به صورت آن-لاین در سایت دانشگاه قابل پر کردن است قبل از ضرب‌الاجل پر نمایید. توجه کنید که این فرم‌ها را با دقت پر کنید. کسانی که مایلند توصیه نامه‌های آنها به صورت آن-لاین توسط اساتید تکمیل گردد دقت کنند که ایمیل و مشخصات استاد را به دقت در بخش مربوطه وارد نمایند. کسانیکه یک استاد داور در خارج از کشور دارند بهتر است که برای استاد خود از فرم توصیه نامه آن-لاین استفاده کنند. البته این کار را برای دوستانی که خارج از کشور هستند و می‌خواهند اساتید داخلی فرم آن-لاین را تکمیل نمایند توصیه نمی‌شود.

دوستان عزیز ضرب الاجل دانشگاه‌های گوناگون دنیا در وب‌سایت‌هایشان مشخص شده است. پس سعی کنید تا مدارک خود را با فاصله زمانی مطمئن قبل از ضرب الجل آماده کنید. در صورتی که هزینه ارسال مدارک برای شما زیاد است، می‌توانید مدارک خود را با پست اکسپرس دوطرفه ایران ارسال کنید. شما با حدود کمتر از ۸۰۰۰ تومان می‌توانید مدارک خود را به هر کشوری که می خواهید بفرستید و تا کمتر از ۱۲ روز نیز مدارک در اختیار آنها می‌باشد. البته اطمینان این پست با پست‌های بین المللی که شما می‌توانید هر لحظه مکان مرسوله خود را در اینترنت چک کنید و باید حدود سی‌هزار تومان نیز بپردازید فرق می کند، اما بسیاری از دوستان مدارک خود را با این پست بدون مشکل ارسال کرده‌اند. مشکل ایران و آمریکا تاثیر زیادی در پست ندارد و مطمئن باشید که بسته های شما به سلامت به آمریکا یا هر کشور دیگری می رسد. البته بعضا دیده می‌شود که خود ماموران پست ایران نیز شما را به پست کردن با پست‌های بین المللی تشویق می‌کنند و شما را می ترساند که ممکن است بسته شما با پست‌های داخلی نرسد که این نیز در نوع خود جالب است. ناگفته نماند که خیلی از دوستان اصلا پست ایران را توصیه نمی نمایند.خیلی از دوستان هم ترجیح میدهند به صورت شریکی بسته هایشان را با هم، و از طریق پستهای DHL یا TNT ارسال کنند تا هم سریعتر به مقصد برسد و هم هزینه ارسال بین آنها تقسیم شود.دوستاني كه در شهرستانها تحصيل مي‌كنند مي‌توانند مدارك خود را به مركز TNT در شهر مربوطه داده و مداركشان صبح فرداي همان روز تحويل با ديگر بسته ها از تهران ارسال خواهد شد.البته هزينه پست TNT در شهرهايي بجز تهران اندكي بيشتر است.

دقت کنید که برخی مواقع باید مدارک را به دو آدرس مختلف بفرستید. مثلا در مورد دانشگاه میشیگان شما باید دو سری ریز نمرات بفرستید که یکی به دانشکده و دیگری به بخش مربوط به تحصیلات تکمیلی می‌رود. برای جلوگیری از 2 بار پرداخت هزینه پست میتوان با دانشکده هماهنگ کرد تا هر دو بسته برای آنها فرستاده شود و سپس خود دانشکده بسته مربوط به تحصیلات تکمیلی را از طریق پست داخلی برای آنها ارسال نماید. دقت شود قبل از انجام این عمل حتما هماهنگی با دانشکده صورت پذیرد. در هنگام فرستادن مدارک اصلا عجله نکنید. اولا که این ضرب الاجلی که تعیین می شود بیشتر برای submission فرم‌های تقاضانامه شما می‌باشد که باید سر موعد مقرر این کار انجام گیرد که در این زمان نیز به خیلی از مدارک که وقت گیر هستند نیازی نیست مثلا نامه های توصیه نامه یا ریز نمرات باید جداگانه فرستاده شوند. در بخش پر کردن فرم‌های تقاضانامه (application forms) شما به مدارکی مانند رزومه،  SoPیا نامه سوابق شخصی نیاز دارید. البته حتی اگر این نامه‌ها را نتوانسته‌اید بنویسید عجله نکنید چرا که بعدا می توانید با مدارک دیگر پست کنید. ریز مدارکی که باید پست شوند معمولا عبارتند از:

• ریز نمرات دانشگاهی که در پاکتی که دانشگاه قبلی شما حتما آنرا مهر و امضاء نموده می باشد.
• توصیه نامه های اساتید اگر روی کاغذ نوشته شده باشند.
• اگر دانشگاهی فرمهای آن-لاین تقاضانامه ندارد فرم را پرینت گرفته و بعد پر نمایید سپس در داخل پاکت قرار دهید.

مدارکی که می توانید در داخل پاکت اضافه کنید:

• بسیاری از دوستان مجددا مدارکی را که به صورت آن-لاین submit نموده اند در داخل پاکت می گذارند تا کار از محکم کاری عیب نکند. این کار به میل خودتان است ولی لزومی ندارد.
• مقالات علمی که دارید با کیفیت خوب پرینت گرفته و در داخل پاکت بگذارید (معمولا نیازی به فرستادن مقالات نمیباشد ولی خیلی از دوستان معمولا چکیده مقالات مهم را ارسال میکنند). در بیشتر فرمهای آن-لاین تقاضانامه بخشی به این کار اختصاص داده شده است ولی بعضی دوستان آنقدر مقاله چاپ کرده‌اند که جا برای submit همه آنها به صورت آن-لاین نیست.
• در برخی فرمهای آن-لاین تقاضانامه نمونه کارهای نوشتاری شما را می خواهند که می توانید از مقالات خود در این بخش استفاده کنید و با این کار چند نشان را با هم بزنید. یعنی هم مقاله دارید، هم خودتان نوشته اید، هم از پول پست بکاهید.
• برخی دوستان از شرکتهای معتبر نامه هایی تهیه می کنند که نوعی توصیه نامه از آن شرکت است که ایشان اینجا در این مدت با این سمت اینجا مشغول بوده و ما نیز از ایشان خیلی راضی بوده‌ایم این گونه نامه ها هم می تواند با مدارک پست شود. اگر نامه خوب باشد این کار نیز سودمند است ولی اجباری نیست.
• رزومه، SoP و سوابق شخصی (در صورتی که دانشگاه بخواهد) نیز می تواند مجددا در پاکت قرار گیرد.

پرداخت هزینه‌ها با کارت اعتباری

معمولا برای اینکه بتوانید فرمهای آن-لاین تقاضانامه را submit کنید نیاز به یک کارت اعتباری بین المللی مانند Visa, Master card, Credit card, American express دارید تا بتوانید هزینه‌ای که برای بررسی مدارک گرفته می شود را بپردازید. این نیز یکی از مشکلات دانشجویان ایرانی است. اگر دوستان یا اقوامی در خارج از کشور دارید که مشغله‌ی زیادی ندارند می‌توانید از آنها بخواهید که این کار را برای شما انجام دهند. اگر با آنها خیلی صمیمی هستید می‌توانید شماره کارت و تاریخ انقضای آن را از آنها بگیرید و خودتان این کار را انجام دهید ولی این کار توصیه نمی شود چون ممکن است خدای نکرده برای حساب آنها مشکلی پیش بیاید که شما را مقصر ببینند.

به هر حال در تعداد کثیری از دانشگاه ها شما نیاز دارید که این پول را پرداخت کنید. البته شرکتهایی نیز در ایران هستند که این کارها را انجام می دهند و یا کارت‌های debit می فروشند. در ماه‌هایی که سر این شرکت‌ها شلوغ است مثلاً در آبان و آذر ممکن است صدور کارت تا یک ماه نیز طول بکشد. در ضمن این شرکت‌ها برای هر دلار درصدی سود نیز برای خود نگه می‌دارند. ضمن این که دوستان تجارب ناخوشایندی نیز با برخی از این شرکت‌ها داشته‌اند.

نهایتا با توجه به تجربیات زیاد دوستان و مشکلات پیش آمده در زمینه پرداخت Application Fee ها و مخصوصا ارسال نمرات TOEFL توصیه می شود اول از طریق کارتهای اعتباری دوستان و اقوام خارج از کشور اقدام شود و در درجه دوم از شرکتهای ایرانی کارت خریداری شود.