مروری بر سیستم های جهانی مدیریت و مراحل اخذ گواهینامه ی آنها

مروری بر سیستم های جهانی مدیریت و ضرورت استفاده از آنها :

1. سیستم های مدیریت کیفیت ، سری استاندارد های ISO 9000

درسال 1987 کمیته فنی 176 سازمان ایزو (ISO/TC 176 ) سری استانداردهای ISO 9000 را به جهانیان ارائه نمود . هدف از تدوین این سری استاندارد ، بوجود آوردن الگوئی بین المللی برای پیاده سازی و استقرار سیستم های مدیریت و تضمین کیفیت بوده است که مورد استقبال فراوان در سطح دنیا قرار گرفت سیستم های مدیریت کیفیت منظور حفظ سطح کیفیت تعریف شده و بهبود کیفیت از طریق اصلاح فرایندها، در سازمان پیاده سازی می شود .امروزه واحدهای خدماتی نیز مانند واحدهای صنعتی ، علاقه زیادی به استقرار سیستم کیفیت نشان می دهند.

مزایای استقرار سیستم مدیریت کیفیت

سیستم های مدیریت کیفیت به عنوان وسیله ای برای برآورده سازی الزامات مشتریان با آنچه از سوی سازمان به مشتری تعهد شده است با توجه به فواید زیر ، در سازمان استقرار می یابد .

• بررسی مجدد فعالیت های سازمان بر اساس اهداف سازمان و رفع کاستی ها

• شفافیت فرایند ها و شاخص ها در سازمان

• جلوگیری از دوباره کاری ها به واسطه تعریف فعالیت ها ی برنامه ریزی شده و سیستماتیک

• کاهش هزینه ها و بهبود فرآیندهای سازمان

• ایجاد اطمینان و اعتماد در درون سازمان (رده های مدیریتی و کارکنان )

• ایجاد اطمینان و اعتماد در برون سازمان (مشتری ) و بالطبع قابلیت عرض اندام در فضای مختلف تجاری

• افزایش توان رقابت در عرصه بین الملل

2 .سیستم های مدیریت محیط زیست ، سری استانداردهای ISO 14000

استانداردهای خانواده ISO 14000 شامل استانداردهای بین المللی در رابطه با سیستم های زیست محیطی می باشد این استاندارد ها در سال 1996 میلادی توسط کمیته فنی 207 سازمان ایزو بوجود آمدند . یک سیستم مدیریت زیست محیطی می تواند به عنوان بخشی از سیستم های جامع مدیریت به حساب آید. این سیستم شامل ساختار سازمانی ، فعالیت های طرح ریزی ، تعریف مسئولیت ها ، تعیین روش ها و فرایند ها و همچنین در اختیار گیری منابع لازم برای تهیه ، اجرا، بازنگری و حفظ خط مشی زیست محیطی سازمان است .

مزایا استفاده از گواهینامه های سری ISO 14001

• اهمیت دادن به جنبه های زیست محیطی در تولید و یا ارائه خدمات

• یکپارچه کردن سیستم های مدیریتی و بهبود روش ها مدیریت

• به حداقل رساندن موانع غیر تعرفه ای تجاری و تسهیل تجارت بین الملل با توجه به بها دادن بیشتر به محیط زیست در سازمان ها

• استفاده بهینه از منابع طبیعی

• رعایت قوانین ملی زیست محیطی

• حفاظت از محیط زیست و توجه به علائق جامعه در این ارتباط

3 .سیستم های مدیریت بهداشت شغلی و ایمنی ، سری استانداردهای OHSAS 18001

سری ارزیابی ایمنی بهداشت شغلی (Occupational Health & Safety Assessment Series ) استانداردی قابل ممیزی و اخذ گواهینامه می باشد . OHSAS 18001 در پاسخ به نیاز سازمان ها به یک استاندارد سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی که بوسیله آن بتوانند سیستم مدیریت خود را در زمینه های بهداشتی و ایمنی ارزیابی نمایند ، تدوین شده است. ساختار استاندارد OHSAS18001 سازگار با استاندارد های ISO 9001:2008 و ISO 14001:1996 می باشد تا سازمان ها بتوانند به راحتی سیستم های مدیریت کیفیت ، محیط زیست و بهداشت شغلی و ایمنی را با یکدیگر ادغام و سیستم مدیریتی یکپارچه ای را ایجاد نمایند . یک سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی سازمان را در شناسایی ، حذف و یا به حداقل رساندن ریسک های مرتبط با بهداشت و ایمنی کارکنان خویش و سایر طرف های ذینفع که در معرض ریسک های OH&S قرار دارند یاری نماید. استاندارد OHSAS 18001 مشخصات دقیقی را حهت طراحی یک سیستم مدیریت OH&S ارائه می دهد. ساختار استاندارد OHSAS 18001 در واقع مسیری باز و منعطف را برای هر سازمانی که بخواهد آن را تحقق دهد، فراهم می آورد. فرایند ممیزی سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی بر اساس استاندارد OHSAS 18001 مشابه با فرایند ممیزی سیستم های مدیریت کیفیت بر اساس ISO 9001 و یا سیستم های مدیریت محیط زیست بر اساس ISO 9001 می باشد .

مراحل اخذ این گونه گواهینامه ها بدین صورت میباشد : در ابتدا مهندسان و مشاوران متخصص صنایع وارد محل شده و با ارزیابی و تهیه و تدوین مدارک لازم در طی مدت 4 تا یکسال بسته به  اندازه سازمان آن را آماده ارزیابی توسط Certification Body مینماید . شرکت های بین المللی زیادی در ایران دفتر نمایندگی  دارند که وظیفه ارزیابی سازمانها بر اساس این استانداردهای بین المللی را دار می باشند.

شرکت کنندگان دوره آموزشی آشنایی با الزامات ISO 9001 در این دوره با مراحل استقرار سیستم مدیریت کیفیت در سازمان خود بصورت کاربردی آشنا شده و می توانند زمینه سازی جهت استقرار این سیستم را در سازمان خود فراهم آورند.

با استقرار سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001 در سازمان ها حداقل یک نظم در کلیه فرآیندها حاصل شده و در نهایت خواسته و الزامات مشتریان جلب شده و رضایتمندی مشتریان نیز فراهم می گردد.مراحل استقرار سیستم مدیریت کیفیت در سازمان ها بدین صورت میباشد که معمولا سازمان ها با شرکت های مشاور که تجربه در مراحل استقرار سیستم مدیریت کیفیت دارند قرارداد بسته و سپس با توجه به اندازه و پیچیدگی سازمان در طی مدت 4 ماه تا یکسال( سازمان ها و صنایع کوچک در مدت 4 ماه و کمتر این سیستم مدیریت کیفیت قابل استقرار می باشد) سیستم مدیریت کیفیت در سازمان استقرار می یابد.مشاور با انجام مصاحبه با  مدیران و کارشناسان سازمان  و بررسی وضعیت سیستم  فعلی سازمان  ، مدارک و مستندات مورد نیاز هر واحد / فرآیند را با نوجه به الزامات استاندارد ایزو مشخص نموده ودر طی فرآیند بر اجرای این مستندات نظارت می نمایدپس از استقرار سیستم مدیریت کیفیت جهت اطمینان از استقرار سیستم مدیریت کیفیت فرآیند ممیزی داخلی توسط پرسنل آموزش دیده  با نظارت مشاور صورت می گیرد.در صورت شناسایی عدم انطباق در انجام ممیزی داخلی ، اقدامات لازم جهت رفع عدم انطباق ها توسط سازمان صورت گرفته  و سازمان آماده ممیزی خارجی می گردد.در این مرحله سازمان با یکی از شرکت های گواهی دهنده خارجی قرارداد بسته  و شرکت گواهی دهنده با برنامه زمان بندی مشخص اقدام به ممیزی صدور گواهینامه نموده و در صورتی که اطمینان حاصل گردد که سیستم در سازمان استقرار یافته شرکت گواهی دهنده  گواهینامه سیستم مدیریت کیفیت در دامنه کاربرد سازمان را صادر نموده و سازمان در دوره های زمانی مشخص (معمولا سالیانه ) توسط شرکت گواهی دهنده مورد ارزیابی مجدد قرار می گیرد.سازمان می تواند با دریافت گواهینامه سیستم مدیریت کیفیت ادعای خود را جهت استقرار سیستم مدیریت کیفیت اثبات نموده و از این  گواهینامه جهت مقاصد تجاری و اطمینان خاطر به مشتریان وجلب اعتماد مشتریان  استفاده نماید.