يكي از پست‌هاي سازماني كه در تمام شركت‌ها وجود دارد، پستي تحت عنوان جمعدار اموال است كه فرد مسوول در اين پست مي‌بايد اطلاعاتي دقيق از اموال شركت يا سازمان را فهرست كرده و آنها را در اختيار كاركنان آن شركت يا سازمان قرار دهد. همچنين در مواقعي كه يكي از كاركنان قصد تسويه حساب […]
يكي از پست‌هاي سازماني كه در تمام شركت‌ها وجود دارد، پستي تحت عنوان جمعدار اموال است كه فرد مسوول در اين پست مي‌بايد اطلاعاتي دقيق از اموال شركت يا سازمان را فهرست كرده و آنها را در اختيار كاركنان آن شركت يا سازمان قرار دهد.همچنين در مواقعي كه يكي از كاركنان قصد تسويه حساب دارد، اموال تحويل داده شده به ايشان را تحويل بگيرد يا در صورت نياز هنگام بروز خرابي در اموال، آنها را با اموال جديد تعويض كند. اين عمليات در برخي شركت‌هاي كوچك به‌طور دستي انجام مي‌گيرد و در صورتي‌كه جابه جايي كاركنان و اموال تحويل داده شده به آنها زياد نباشد، مشكل خاصي پيش نخواهد آمد؛ اما در صورتي كه همين شركت داراي كاركنان و اموال زيادي باشد يا حتي اموال كمي داشته باشد اما نقل و انتقال ميان آنها زياد باشد، مديريت دستي آنها كاري وقت‌گير و سخت خواهد بود. در بسياري از اين موارد چه بسا مشكلات و خطاهاي زيادي نيز به‌وجود مي‌آيد و اين‌گونه شركت‌ها ترجيح مي‌دهند هيچ‌گونه مديريتي روي اموال خود نداشته باشند!
اگر كمي وسيع‌تر به اين موضوع نگاه كنيم مي‌توانيم به سازمان‌هاي بزرگي همچون پادگان‌هاي نظامي، شركت‌هاي دولتي بزرگ و حتي دفاتر روزنامه‌ها همچون روزنامه جام‌جم اشاره كنيم! آيا مي‌دانيد در اين سازمان‌ها تمام اموال، به‌طور كامل و دقيق مديريت مي‌شوند و آيا مي‌دانيد در برخي از اين سازمان‌هاي بزرگ، چندين نفر مشغول مديريت اموال به‌طور دستي هستند و با فرم‌هاي دست‌نويس اموال را به كاركنان تحويل مي‌دهند، از آنها تحويل مي‌گيرند و….؟ اين هفته قصد داريم نرمافزاري را به شما معرفي كنيم كه تمام شركت‌ها اعم از كوچك و بزرگ و حتي سازمان‌هاي بسيار بزرگ با مجموعه‌اي از شركت‌هاي زيرشاخه نيز مي‌توانند به كمك آن به مديريت الكترونيك اموال خود بپردازند.
مديريت همه جانبه
نرم‌افزار قدرتمند Asset Manager، ابزاري با روش كار بسيار ساده و محيط كاربري آسان است كه با بهره‌مندي از چند بانك اطلاعاتي مرتب و ساده شما را قادر مي‌سازد براحتي اموال موجود در شركت يا سازمان خود را مديريت كنيد. به كمك اين برنامه مي‌توانيد مشخصات كاملي از اموال موجود را در بانك اطلاعاتي برنامه به ثبت برسانيد، فهرستي از سازندگان اموال را در برنامه ثبت كنيد، به ذخيره تغيير و تحولات و نقل و انتقالات صورت گرفته روي اموال بپردازيد، مشخصات كامل كاركنان را به ثبت برسانيد، ساختمان‌ها و مكان‌هاي مختلفي را كه اموال شما در آنها قرار گرفته‌اند مشخص كنيد (به‌عنوان مثال دفتر مركزي، كارخانه، طبقات شركت و…)، اموال را در موضوعات مختلفي دسته‌بندي و كاركنان شركت را نيز در گروه‌هاي مختلفي سازماندهي كنيد.
اطلاعات اموال
همان‌طور كه گفتيم كار اصلي اين نرم‌افزار مديريت اموال است، پس يكي از مهم‌ترين بخش‌هاي موجود در آن نيز بخش ثبت كالاهاي موردنظر است. اين بخش كه باعنوان Assets در نرم‌افزار تعريف شده است به شما اين امكان را مي‌دهد اطلاعات كاملي را از كالاهاي خود به ثبت برسانيد. اطلاعاتي همچون نام، نوع، محل قرارگيري، شركت سازنده، نشان تجاري، مدل، شماره اموال، شماره سريال، وضعيت(در حال استفاده، ذخيره در انبار، قرض داده شده و ارسال براي تعمير)، شرايط (جديد، دست دوم، خراب)، فرد تحويل گيرنده، تاريح تحويل، تاريخ خريد، شماره فاكتور خريد، نام فروشنده، تاريخ اتمام گارانتي، تاريخ سررسيد جهت بازرسي دوره‌اي يا تعمير دستگاه، توضيحات اضافه، فايل‌هاي پيوست و… برخي از اطلاعاتي هستند كه هنگام ثبت يك كالا مي‌توانيد به آنها اشاره كنيد.
اطلاعات كاركنان
از ديگر قابليت‌هاي اين نرم‌افزار، مديريت بر كاركنان شركت يا سازمان است. در بخش مديريت كاركنان مي‌توانيد گروه‌هاي مختلفي را براي كاركنان تعريف و هريك از كارمندان، مهندسان و مديران را در گروه‌هاي مربوط سازماندهي كنيد. سپس اطلاعات دقيقي همچون نام و نام‌خانوادگي، تلفن محل كار، تلفن منزل، تلفن همراه، نشاني ايميل، شماره كارمندي، سمت، گروه كاربري، اموال تحويل گرفته و… را به آن اختصاص دهيد.
اطلاعات فروشندگان و توليدكنندگان
اگر توجه كرده باشيد هنگام ثبت اموال، مي‌توانيد اطلاعاتي همچون نام فروشنده يا شركت سازنده محصول را نيز به ثبت برسانيد. به كمك اين قابليت هر زمان كه محصول شما صدمه ببيند يا به هر دليل نياز به تماس با فروشنده آن داشته باشيد، لازم نيست در اسناد حسابداري خود به‌دنبال فاكتور خريد يا اطلاعات تماس فروشنده بگرديد؛ چرا كه براحتي مي‌توانيد اطلاعات كامل فروشنده اعم از نام، تلفن تماس، نشاني ايميل، آدرس پستي، شهر، كدپستي و… را در بانك اطلاعاتي نرم‌افزار به ثبت برسانيد تا در مواقع نياز از آن استفاده كنيد. به اين ترتيب اگر تعدادي ميز براي شركت خريده‌ايد و پس از يك‌سال قصد داريد به همان فروشنده، ميزهايي به همان شكل سفارش دهيد براحتي مي‌توانيد اطلاعات تماس آن را پيدا كنيد و با ذكر شماره فاكتور خريد، نام محصول و ديگر اطلاعات به ثبت رسيده در نرم‌افزار، سفارش جديد خود را ارسال كنيد.
جستجوي حرفه‌اي
اگر جزو كاربران نيمه حرفه‌اي رايانه باشيد، شايد پيش خودتان بگوييد انجام اين كارها بانرم‌افزارهايي همچون اكسل نيز امكان‌پذير است چرا كه فهرستي از اموال، كاركنان و سازندگان محصول را براحتي مي‌توان در اين نرم‌افزارها ايجاد كرد. اگر شما هم به همين مورد فكر كرده‌ايد كاملا در اشتباهيد ؛ چرا كه برگ برنده اين نرم‌افزار در قسمت گزارش‌گيري و جستجوي آن به چشم مي‌خورد. چرا كه شما را قادر مي‌سازد به هر شكلي كه مايل باشيد گزارش‌هاي موردنظرتان را از اموال در اختيار بگيريد.
ـ تهيه گزارش از اموال تحويل داده شده به تفكيك نام كاركنان، محل قرارگيري (همچون طبقه سوم، كارخانه و…)، گروه‌هاي پرسنلي (همچون مديران، واحد فني، واحد فروش و…)، سازنده اموال، فروشنده، دسته‌بندي و…
ـ تهيه فهرست اموالي كه تاريخ گارانتي آنها به پايان رسيده يا در حال اتمام است
ـ تهيه فهرست اموالي كه تاريخ بازرسي دوره‌اي آنها فرارسيده است
ـ تهيه فهرستي از اموال با توجه به شرايط آنها (اموال نو، دست دوم، خراب)
ـ تهيه فهرستي از اموال با توجه به وضعيت آنها (درحال استفاده، قرض داده شده، ارسال شده جهت تعمير و…)
ـ ارائه گزارش كامل از تغييرات و نقل و انتقالات صورت گرفته روي يك كالاي خاص، اموال موجود در يك بخش (مثلا دفتر مركزي يا واحد فروش)، اموال اختصاص يافته به گروهي از كاركنان (مثلا مديران ارشد)، اموال اختصاص يافته به يك فرد خاص و…
ـ ارائه فهرست كامل كاركنان به فرمت‌هاي مختلف جزئي، كامل، همراه با عكس و باركد شناسايي
ـ ارائه فهرست كامل سازندگان و فروشندگان محصولات به فرمت‌هاي مختلف
ـ ارائه فهرست كامل از اموال موجود در بخش‌هاي مختلف سازمان باقابليت فيلترگذاري‌هاي متنوع
ـ قابليت جستجو به‌دنبال يك كالاي خاص با استفاده از نام كالا، نام فرد تحويل‌گيرنده، نام سازنده، شماره اموال، شماره فاكتور خريد، تاريخ خريد و ديگر اطلاعاتي كه از كالا به ثبت مي‌رسد
ـ قابليت چاپ تمام گزارش‌ها و نتايج، با پشتيباني از سرصفحه و پانويس جهت درج نام و اطلاعات شركت به‌دلخواه
و صدها قابليت ديگر، برخي از مواردي است كه در بخش جستجو و گزارش‌گيري اين نرم‌افزار طراحي شده است و مي‌تواند بيش از 99 درصد خواسته‌هاي شما از يك برنامه كامل مديريت اموال را برآورده كند.
اين نرم‌افزار در 2 نسخه استاندارد و اينترپرايز قابل دانلود است كه در نسخه اينترپرايز قابليت استفاده تحت شبكه نيز وجود دارد.
همچنين اين نرم‌افزار در تمام نسخه‌هاي سيستم‌عامل ويندوز قابل استفاده است و از زبان فارسي نيز هنگام ثبت اطلاعات و گزارش‌گيري پشتيباني مي‌كند.
براي دانلود نسخه محدود اين نرم‌افزار مي‌توانيد به لينك‌هاي زير مراجعه كنيد:
Standard: http://packages.kzsoftware.com/AssetManagerStandardSetup.exe
Enterprise: http://packages.kzsoftware.com/AssetManagerEnterpriseSetup.exe
منبع : جام جم
