نقش ها و مسئولیت­ های دفتر مدیریت استراتژیک / معصومه سعیدی
نقش ها و مسئولیت­ های دفتر مدیریت استراتژیک / معصومه سعیدی

در بسیاری از متون منتشر شده در زمینه دانش مدیریت استراتژیک، تمرکز اصلی بر مراحل تدوین برنامه استراتژیک سازمان­ها می­باشد و روش­های متفاوتی به این منظور معرفی گردیده­اند. به عبارتی برای آشنایی با روش­های مختلف تحلیل محیط بیرونی سازمان­ها و شرایط درونی سازمان­ها بسیار سخن به میان آمده است و این در حالی است که […]

نقش های و مسئولیت­های دفتر مدیریت استراتژیک /اختصاصی / تحریریه اخبار مهندسی صنایع ایران

معصومه سعیدی / کارشناس ارشد مهندسی صنایع / رییس دفتر مدیریت برنامه ریزی استراتژیک –  شرکت ساخت تجهیزات سپاهان (گروه مپنا)

مقدمه

 در بسیاری از متون منتشر شده در زمینه دانش مدیریت استراتژیک، تمرکز اصلی بر مراحل تدوین برنامه استراتژیک سازمان­ها می­باشد و روش­های متفاوتی به این منظور معرفی گردیده­اند. به عبارتی برای آشنایی با روش­های مختلف تحلیل محیط بیرونی سازمان­ها و شرایط درونی سازمان­ها بسیار سخن به میان آمده است و این در حالی است که در تمامی این متون مرحله اجرا و پیاده­سازی برنامه­ ها و استراتژی­های تعیین شده به علت تأثیر مستقیمی که بر اثربخشی اهداف استراتژیک دارد، از اهمیت زیادی برخوردار است و اتفاقاً این مرحله یکی از موضوعاتی است که در مقایسه با مراحل قبلی کمتر به آن پرداخته شده است، در زمان پیاده­سازی استراتژی یکی از الزامات سازمان­ها وجود دفتر مدیریت استراتژیک (OSM) می­باشد که در ادامه موجودیت، نقش­ها و مسئولیت های این دفتر مورد بررسی قرار می­گیرد.

پیشینه پیدایش تفکرِ استقرار دفتر مدیریت استراتژیک

تفکر نوین در رابطه با مدیریت استراتژیک با انتشار کتاب “سازمان­های استراتژی محور” در رابطه با استفاده از BSC در مدیریت استراتژیک به همراه معرفی اصول سازمان­های استراتژی محور (SFO)، توسط دو دانشمند هم عصر ما در سال 2000 پیدار گردید؛ به دنبال آن کتاب Strategy Map در سال 2004 در رابطه با تبدیل استراتژی به عبارات عملیاتی منتشر گردیده و ایده استقرار دفتر مدیریت استراتژیک توسط کاپلان و نورتون مطرح شد، این دو دانشمند در ادامه فعالیت­ها و پژوهش­های خود در این زمینه در سال 2006 کتاب Alignment را بر مبنای تبدیل استراتژی به فعالیت­های کارکنان و ایجاد هم­افزایی درسازمان در جهت اثربخشی استراتژی منتشر نمودند. همچنین در سال 2008 کاپلان و نورتون کتاب (XPA) Execution Premium Assessment را در خصوص تبدیل استراتژی به فرآیندهای مستمر و ارزیابی عملکرد واحد­ها بر اساس اقدامات استراتژیک به رشته تحریر در آوردند. در تمامی این متون یکی از زیرساخت­های عنوان شده جهت اجرای فعالیت­هایی که در سازمان جنبه استراتژیک داشته باشد، وجود دفتر مدیریت استراتژیک می­باشد.

دلایل شکست سازمان­ها در اجرای استراتژی

در نتیجه بررسی­های صورت گرفته و  تجربیات حاصل از فعالیت­های استراتژیک در سازمان ها یک دلیل عمده در خصوص شکست استراتژی شناسایی گردیده است:

فورچون معتقد است در 70% موارد مسأله واقعی در سازمان­ها استراتژی نا­مناسب نیست، اجرای بد استراتژی است زیرا سازمان­ها استراتژی­های خود را توصیف و مدیریت نمی­کنند. به عبارت دیگر سازمان­ها نمی توانند مفهومی را که قادر به توصیف آن نیستید، مدیریت کنند و این واقعیت در مورد مدیریت استراتژیک کاملاً صادق می باشد.

در مقابل این چالش، تمرکز بر ایجاد  سازمان­های استراتژی محور راه حلی است که می­تواند سازمان­ها را در جهت درک مفاهیم استراتژیک یاری رساند. یکی از وظایف دفتر OSM حصول اطمینان از مدیریت استراتژیک و محوریت استراتژیک در سازمان است.

اصول حاکم بر سازمان های استراتژی محور

  • وجود تفکر بسیج تغییر از طريق رهبری ارشد
  • ترجمه استراتژي به عبارات عملياتي
  • همسویي سازمان با هدف هم افزايي
  • تبديل استراتژي  به فعاليت­هاي روزمره کارکنان
  • تبديل استراتژي به فرآيندي مستمر

ضرورت استقرار دفتر مدیریت استراتژیک

استقرار این دفتر به منظور افزایش اثربخشی در اقدامات استراتژیک در سازمان­های استراتژی محور ضرورت دارد. از جمله مواردی که در خصوص اثربخشی استراتژی در سازمان باید مورد توجه قرار گیرد می توان موارد ذیل را نام برد:

  • نقطه تمرکز شکست استراتژی در مرحله اجرای استراتژی­ها می باشد و این درحالی است که استقرار یک دفتر مدیریت استراتژیک در سازمان­ها پشتیبان استراتژی­ها در مرحله اجرا خواهد بود.
  • دفتر مدیریت استراتژیک محوریت سازمان را در حوزه فعالیت­های استراتژی شکل می­دهد. این دفتر موجودیتی فراتر از تغییر ساختار است و می تواند عامل موفقیت سازمان به شمار آید و فرا واحدی بوده و به عنوان یک محور کلیه فعالیت­های سازمان را هدایت می­کند.
  • در مقام اجرای استراتژی باید دقت داشته باشیم که استراتژی­ها در جای خودشان طراحی و اجرا شوند. در این صورت اجرای استراتژی برای سازمان یک مزیت رقابتی خواهد بود.
  • در طراحی سیستم­های مدیریت استراتژی در ابتدا نیاز به تأسیس دفتر مدیریت استراتژی کاملا محسوس می­باشد.

شایستگی محوری که در یک سازمان ایجاد مزیت رقابتی می­کند، نیاز به ساختار دارد و فرآیند مدیریت استراتژیک در یک سازمان یک شایستگی محوری است و از این جهت مزیت رقابتی ایجاد می­کند. در نتیجه دفتر مدیریت استراتژیک به عنوان یک ساختار برای فرایند مدیریت استراتژیک به منظور ایجاد یک شایستگی محوری نیاز ضروری است.

نکات قابل توجه در تشکیل دفتر مدیریت استراتژیک

  • در زمان استقرار این دفتر نام دقیق آن از اهمیت زیادی برخوردار نبوده بلکه نکته قابل توجه، وجود متولی برای کلیه وظایف موجود در فرآیند مدیریت استراتژیک است.
  • در زمان استقرار این دفتر باید به وجود همسویی همه واحد­های سازمان با استراتژی­ها اطمینان حاصل شود.
  • در زمان استقرار این دفتر نکته قابل تأمل تعیین فلسفه وجودی آن است: اگر فلسفه وجودی این دفتر مشخص نباشد، در اولین زمانی که رکود اقتصادی در سازمان اتفاق می­افتد، اولین واحدی که تعطیل می­شود، OSM خواهد بود. فلسفه وجودی تشکیل دفتر مدیریت استراتژیک پیاده سازی منظومه جامع مدیریتی است.

وظایف دفتر مدیریت استراتژیک به عنوان سامانه جامع مدیریت:

دو وظیفه اصلی دفتر مدیریت استراتژیک، تعالی استراتژیک و مدیریت استراتژیک می­باشد. OSM مالک و گرداننده فرایند مدیریت استراتژیک است، چرخه وظایف مربوط به این فرآیند در 6 حوزۀ توسعه استراتژی، طرح­ریزی استراتژی، همسویی سازمانی، طرح ریزی عملیات، پایش و یادگیری و ارزیابی و تغییر می باشد. این موارد مراحل ایجاد فرآیند رسمی مدیریت استراتژیک می باشد. دامنه فعالیت های این 6 مرحله در شکل ذیل نمایش داده شده است:

 

زیر ساخت های فرآیند مدیریت استراتژیک

الف: هدایت تغییر: اقداماتی که در زمینه هدایت تغییر صورت می­گیرد، در سه گروه ذیل می­باشد:

1- تدوین دستور کار تغییر استراتژی در سازمان

2- بررسی تغییر در دستور کار تیم رهبری

3- پیگری به منظور راه اندازی OSM

ب: توسعه IT: اقداماتی که در زمینه توسعه فناوری اطلاعات صورت می­گیرد، در سه گروه ذیل می­باشد:

1-     ایجاد بسترهای لازم جهت هوشمندی کسب و کار

2-     ایجاد بسترهای لازم جهت حاکمیت در داده­ها

3-     ایجاد بسترهای لازم جهت مدیریت اطلاعات

4-     ایجاد بسترهای لازم جهت تحلیل فناوری اطلاعات

5-     پیگیری جهت اخذ توافق نامه سطح خدمات بین واحدها

ج: استقرار OSM: اقداماتی که در زمینه استقرار OSM صورت می­گیرد، در سه گروه ذیل می­باشد:

1-     نهادینه نمودن دفتر

2-     انتخاب صاحب فرآیند مدیریت استراتژی

3-     استفاده از دفتر به منظور یکپارچگی تمامی فرآیندها

4-      فراهم آوری منابع و کارکنان

5-     راه اندازی سطح گزارش­ دهی به مقام ارشد سازمان

نقش کلیدی OSM

1- شکل دهنده و معماری: (روشن و شفاف نمودن فلسفه و فرآیند مدیریت استراتژیک در سازمان) تعیین متدولوژی و فرآیند مدیریت استراتژیک، به عبارتی تعیین چارچوب و مدل مدیریت استراتژیک در این دفتر انجام می شود. دفتر OSM لازم است با مدیر عامل سازمان به صورت مستقیم و یا حداکثر با یک واسطه رابطه داشته باشد.

2- متولی، مسئول و صاحب فرآیند: (تعریف و طراحی مدیریت استراتژیک و نظارت بر اجرای فرآیند مدیریت استراتژیک) تعیین و توسعه الزامات و فرآیندهای مورد نیاز برای مدیریت استراتژیک و نظارت بر آن مانند: تدوین استراتژی، بازنگری استراتژی، ایجاد و مدیریت کارت­های امتیاز متوازن، همسویی سازمانی، تست و تطبیق استراتژی (در علم امروز به جای تطبیق سازمان با محیط بیرون در صورت فراتر به دنبال تطبیق محیط بیرون با سازمان هستند.)

3- یکپارچه گر: اطمینان از اینکه حتی فرآیندهایی که تحت مالکیت OSM نیستند، با استراتژی­های سازمان پیوند دارند. به عبارتی دیگر حصول اطمینان از ایجاد ارتباط میان سایر فرآیندهای اصلی سازمان با استراتژی و وجود ارتباط استراتژی با مدیریت مالی/ ارتباط استراتژی با فرآیندهای کلیدی عملیاتی/ همسویی منابع و برنامه­ها/ انتقال درک استراتژی/ مدیریت ابتکارات عمل استراتژیک (جهش های قابل توجه در مدیریت سازمان= Initiatives) و تسهیم بهترین تجارب.

مسئولیت­های کلیدی  OSM

مسئولیت­های اصلی دفتر مدیریت استراتژیک در محدوده زیر گسترش می­یابد:

1- برنامه ریزی استراتژیک:

  • · اداره و هدایت فرآیند
  • · یکپارچه نمودن برنامه­های بخش­های مختلف سازمان (برنامه­ریزی برای برنامه­های بین وظیفه­ای)

2- کارت­های امتیازی متوازن: یکپارچه نمودن شاخص­ها و داده­ها و اطلاعات از کلیه بخش­های سازمان

3- همسویی سازمانی:

  • · اطمینان از همسویی تمام اجزای سازمان با استراتژی
  • · ایجاد ارتباط بین سطوح کلان با سطح­های پائین­تر

4- برنامه ­ریزی بودجه: ایجاد ارتباط بودجه وظیفه­ای و واحدی با استراتژی­های بین وظیفه­ای

5- همسویی منابع انسانی: اطمینان از همسویی تمام افراد با استراتژی و ایجاد ارتباط ساختار هدف­گذاری فردی با استراتژی­های بین وظیفه­ای.

6- آگاهی: برگزاری جلسات توجیهی برای کلیه پرسنل

7- بازنگری­ها: بازنگری و یادگیری استراتژیک

فعالیت­های کلیدی OSM

  • · هدایت اقدامات
  • · تعامل با ذینفعان کلیدی
  • · مالک فرآیند حاکمیتی
  • · درک و ارائه راه حل های کلیدی
  • نظارت و تأیید کمیته های مضامین استراتژی
  • · تأیید تغییرات مرتبط با مضامین استراتژیک

موانع ایجاد دفتر OSM

از بین علت های مختلف مقاومت و مخالفت در برابر تشکیل OSM در سازمانها که نیاز به مدیریت تغییر را ایجاد می کنند موارد زیر حائز اهمیت می باشد:

1- عدم آگاهی از فلسفه OSM

2- عدم اعتقاد به مفید بودن OSM

3-  باور مضر بودن OSM

4-  تعصب بر روی مستقر شدن دفتر مدیریت استراتژی در یک مدیریت خاص

روش های مدیریت تغییر در خصوص ایجاد تفکر استراتژیک

  • · بر گزاری جلسات و سمینارهایی در این خصوص ضرورت، اهمیت و منافع وجود تفکر استراتژیک
  • · آموزش غیر مستقیم مفاهیم مدیریت استراتژیک و متدولوژی به صورت Action learning
  • · تغذیه فکری افراد از طریق روش های Benchmark و Pestel
  • · توجه به میزان آمادگی سازمان از جهت بلوغ رهبری/ بلوغ انسانی/ بلوغ سازمانی/ بلوغ استراتژیک/
  • · توجه به پویایی دفتر مدیریت استراتژیک

عوامل موفقیت OSM

1- الگوبرداری از بهترین تجارب در راه­اندازی این واحد مانند (شرکت های GTE، SMDS، Simens، Unibanco، Pliva، Power، (Skanddia

2- تفکیک وظیفه تدوین استراتژی از وظیفه اجرای استراتژی

3- داشتن سطح بلوغ کافی در حوزه برنامه ریزی استراتژیک

4- اولویت بندی صحیح وظایف واحد و یا دفتر مدیریت استراتژیک

5-  تکمیل پروفایل شایستگی تیم مدیریت استراتژی، این تیم باید شامل تخصص­های ذیل باشد:

کارشناس مدیریت استراتژیک/ کارشناس ارشد کنترل پروژه/ کارشناس مدیریت استراتژیک منابع انسانی/ کارشناس روابط عمومی استراتژی/ مسئول دفتر مدیر استراتژی

صلاحیت های رئیس دفتر استراتژیک CSO :

آگاهی داشتن از استراتژی­های ورود به بازار، بنگاه، کسب و کارهای جدید، خرید و ادغام شرکتها، مشارکت در رئوس بالای شرکت، تهیه بودجه، تحلیل محیط رقابتی، استراتژی مالی، تکنولوژی، بازار

سابقه کاردر زمینه مالی، مدیریت، عملیات، بازاریابی و فروش، منابع انسانی

6- عامل موفقیت: ارتباط اثربخش مدیر مالی و استراتژی

7- بهره برداری از سیستم­های مکانیزه مدیریت عملکرد استراتژیک

 

منابع:

Robert S. Kaplan, David P. Norton, Alignment (using the balance scorecard to create corporate synergies), 2006, Harvard business school publishing corporation

Robert S. Kaplan, leading change with the Strategy Execution System Balanced Scorecard Report Nov-Dec 2010

Robert S. Kaplan, David P. Norton, Creating the office of strategy management, April 2005. Balanced Scorecard collaborative

لینک کوتاه :